Protection des renseignements personnels
1. Fondement de la politique
Investissement et Développement (ID) Gatineau est un organisme à but non lucratif assujetti à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection
de renseignements personnels (L.Q. 2021, c.25).
ID Gatineau s’assure de mettre en place les mesures nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont communiqués.
Cette politique définit comment ID Gatineau gère et protège les renseignements personnels de ses clients, employés, fournisseurs, partenaires et autres parties prenantes. La politique précise les normes et modalités de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation, de droit d’accès et de rectification des renseignements personnels ainsi que de retrait de consentement.
2. Application
La politique vise la protection des renseignements personnels collectés et gérés par ID Gatineau.
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple : le nom, le prénom, l’adresse postale, l’adresse électronique, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale, la santé financière, la situation familiale ainsi que la copie d’une pièce d’identité.
3. Utilisation, consentement, collecte et conservation des renseignements personnels
ID Gatineau ne collecte que les renseignements personnels nécessaires à ses activités et demande le consentement libre et éclairé de la personne qui fournit les renseignements.
Les renseignements ne sont utilisés qu’avec ce consentement ou si la loi le permet. La collecte des renseignements s’effectue en toute transparence. Elle s’effectue notamment par l’entremise de formulaires, du site web, d’entretiens en personne, d’entretiens téléphoniques et virtuels ou de questionnaires.
Les services d’ID Gatineau ne visent généralement pas les personnes mineures. Advenant que ce soit le cas, les renseignements ne pourront être obtenus auprès du mineur sans le consentement du parent ou du tuteur.
ID Gatineau s’assure de préciser clairement les motifs pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis et devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser à d’autres fins des renseignements déjà en sa possession.
ID Gatineau met en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Cependant, la communication de renseignements personnels à des tiers (par exemple des fournisseurs de services ou des partenaires) est parfois nécessaire à des fins précises et légitimes. ID Gatineau s’assurera d’encadrer la communication des données aux tiers dans le respect de la présente politique et de la loi en vigueur.
ID Gatineau ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés et dans le respect des lois et règlementations en vigueur. À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ID Gatineau s’assurera de les détruire ou de les anonymiser pour les utiliser à des fins légitimes. La destruction de renseignements sera faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
4. Sécurité des données
ID Gatineau met en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie ou la modification. Cela comprend des contrôles de sécurité informatique, des procédures de gestion de l’accès et la formation de ses employés.
5. Déclaration d’incident
En cas d’incident affectant la protection des renseignements personnels, ID Gatineau s’engage à informer la ou les personnes concernées.
6. Droit d’accès, de rectification et de retrait de consentement
Toute personne qui a fourni des renseignements personnels à ID Gatineau peut demander de les consulter, de les corriger ou de retirer son consentement, sous réserve de certaines restrictions légales ou contractuelles. Une demande écrite devra être envoyée à l’adresse courriel de la personne responsable de la protection des renseignements personnels d’ID Gatineau ou à son attention par courrier.
